Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan SDM adalah sebagai proses untuk menentukan jumlah dan jenis manusia yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan dalam waktu dan tempat yang tepat serta melakukan tugas sesuai dengan yang diharapkan. Penyusunan rencana SDM bagi suatu organisasi dimaksudkan untuk menjamin agar kebutuhan SDM dapat terpenuhi secara konstan, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Bagi perusahaan yang berkembang akan semakin konfleks kegiatannya dan semakin rumit mengelola SDM sehingga perencanaan SDM sudah merupakan bagian integral dari fungsi manajemen SDM bahkan dianggap sangat vital bagi kelangsungan hidup perusahaan. Pentingnya perencanaan SDM tersebut dapat dilihat dari beberapa sudut berikut ini.

1.      Kepentingan Individu Tenaga Kerja

Dengan perencanaan individu yang jelas, tegas dan akurat, maka setiap pekerja dapat mengetahui rencana ketenagakerja di tempat kerjanya. Berdasarkan hal tersebut dimungkinkan bagi tenaga kerja menyusun rencana pengembangan karir bagi dirinya, membantu meningkatkan keterampilan dan kemampuan yang sepenuhnya bias dicurahkan bagi kepentingan perusahaan.

2.      Kepentingan Organisasi

Dengan perencanaan SDM dapat membantu pimpinan perusahaan dalam upaya untuk meningkatkan efisiensi  SDM yang ada, meningkatkan produktivitas kerja serta menciptakan efisiensi penggunaan SDM secara cermat sehingga perusahaan akan mampu mencapai tujuan dalam jangka panjang.

3.      Kepentingan Nasional

Perencanaan SDM penting artinya bagi masyarakat karena merupakan sutu system yang akan diikuti dalam seleksi dan penarikan tenaga kerja. Dengan demikian perusahaan yang akan membutuhkan SDM mengikuti ketentuan yang berlaku secara nasional.

Proses Perencanaan SDM

               Proses perencanaan SDM dimaksudkan untuk pembuatan ramalan tentang kebutuhan jumlah SDM untuk masa yang akan dating dibandingkan dengan proyeksi persediaan SDM yang ada. Ada tiga langkah proses perencanaan SDM sebagai berikut.

1.      Meramalkan Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Secara umum dapat dikatakan bahwa tujuan perusahaan merupakan dasar untuk meramalkan kebutuhan akan SDM pada masa yang akan datang. Ramalan permintaan akan tenaga kerja sangat dipengaruhi oleh permintaan terhadap barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan itu. Hal ini tentunya didasarkan pada penjualan. Bila permintaan akan barang dan jasa meningkat, maka akan mengakibatkan meningkatkan permintaan tenaga kerja. Sebaliknya bila permintaan akan barang dan jasa berkurang, maka akan mengakibatkan berkurangnya permintaan tenaga kerja. Dalam meramalkan kebutuhan tenaga kerja ada berbagai teknik atau pendekatan yang dapat digunakan.

·         Perencanaan untuk status quo. Pola ini tepat digunakan apabila persediaan tenaga kerja yang ada cukup. Penggantianya hanya untuk tenaga kerja yang yang dipromosikan maupun keluar.

·         Petunjuk praktis. Pola ini mudah digunakan karena perusahaan mempunyai keyakinan perbandingan pengaruh dengan karyawannya.

·         Metode Delphi. Metode ini mengandalkan pendapat para ahli dalam membuat ramalan jangka panjang.

·         Skenario. Para perencana mempertimbangkan beberapa factor guna meramalkan kebutuhan SDM untuk tiap keadaan tertentu.

·         Peramalan unit. Peramalan unit hanya membutuhkan manajer dan supervisor. Supervisor memperkirakan kebutuhan SDM untuk tahun berikutnya.

·         Simulasi komputer. Penggunaan model simulasi computer untuk meramalkan kebutuhan SDM berupa gambar matematis mengenai proses organisasi, kebijakan, dan gerakan-gerakan SDM yang penting

2.      Meramalkan Sumber Daya Manusia Yang Tersedia

Perkiraan tentang jumlah dan kualitas SDM yang diharapkanharus sesuai dengan kebutuhan pada masa yang akan datang. Factor yang perlu diperhatikan untuk persediaan SDM pada masa yang akan datang adalah sebagai berikut.

·         Persediaan SDM sekarang. Inventarisasi informasi yang menyangkut SDM yang ada sekarang adalah: jumlah dan kualifikasi tenaga kerja yang ada, masa kerja setiap pekerja, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, bakat yang masih perlu dikembangkan, dan minat pekerja yang bersangkutan.

·         Tingkat produktivitas. Proyeksi kebutuhan SDM pada masa yang akan datang sering dibuat atas dasar pengalaman masa lampau dan berdasarkan perubahan dalam tingkat produktivitas.

·         Tingkat pergantian tenaga kerja (labour turn over). Menunjukan perubahan tenaga kerja karena ada yang keluar atau berhenti dari perusahaan.

·         Tingkat kehadiran. Keadaan pada saat seseorang karyawan tidak dapat hadir untuk melaksanakan tugas pekerjaan.

·         Perpindahan antarpekerja. Keadaan yang menunjukan perpindahan pekerja antar kantor cabang.

3.      Membandingkan Kebutuhan dan Persediaan Sumber Daya Manusia

Dari hasil perbandingan kebutuhan dan persediaan SDM yang dimiliki, menghasilkan tiga kemungkinan yaitu:

·         Permintaan sama dengan penambahan yang berarti tidak adakegiatan penambahan atau pengurangan SDM.

·         Kekurangan SDM yang berarti perusahaan harus memikirkan strategi untuk memenuhi kekurangan tersebut.

·         Kelebihan SDM yang berarti perusahaan harus memikirkan strategi mencari jalan keluar untuk mengurangi kelebihan tersebut.

  

Manfaat Perencanaan SDM

Dengan adanya perencanaan SDM banyak manfaat yang dapat diperoleh, antara lain sebagai berikut:

·         Untuk memenuhi tuntutan persyaratan jabatan yang sering berubah karena terjadinya perubahan teknologi yang cepat dan drastic.

·         Untuk mempertahankan jumlah tenaga kerja yang cukup dengan keahlian yang memadai yang dapat beroperasi secara maksimal dalam mencapai tujuan perusahaan.

·         Dapat menggunakan SDM yang telah ada secara optimal.

·         Melakukan pengadaan tenaga kerja baru secara ekonomis.

·         Dapat memenuhi criteria SDM dan mengantisipasi perubahan tuntutan kerja.

·         Untuk mengontrol biaya SDM dan mengantisipasi secara efektif munculnya atau bertambahnya biaya SDM yang baru.

·         Mengembangkan informasi dasar SDM untuk membantu kegiatan personalia dan kegiatan unit lain dalam perusahaan.

·         Dapat digunakan sebagai acuan untuk menyusun program pengembangan SDM.

·         Dapat meningkatkan produktivitas tenaga kerja yang sudah ada melalui peningkatan disiplin dan etos kerja.

  

Menentukan Kebutuhan SDM

1.      Peramalan Kebutuhan

Peramalan kebutuhan SDM sangat erat dengan peramalan kondisi perusahaan pada masa yang akan datang. Untuk meramalkan kebutuhan tenaga kerja biasanya dimulai dari peramalan penjualan. Dari ramalan penjualan disusun rencana produksi. Berdasarkan rencana produksi maka dapat dimulai penentuan kebutuhan SDM

2.      Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Untuk menetapkan standar beban kerja diadakan penelitian waktu dengan menghitung waktu dari beberapa unsur pokok yang mengandung gerakan-gerakan penting yang disebut lingkaran kerja.

3.      Analisis Tenaga Kerja

Menghitung banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan berdasarkan beban kerja produksi akan diperoleh jumlah tenaga kerja yang sesuai untuk menyelesaikan beban produksi yang ditetapkan. Untuk menentukan jumlah tenaga kerja dengan lebih tepat, maka jumlah tenaga kerja yang sudah diperoleh berdasarkan analisis beban kerja dan penyelidikan waktu, masih perlu ditambahkan dengan persentase tertentu akibat ketidakhadiran tenaga kerja dalam bekerja (absen) dan persentase tingkat perputaran tenaga kerja karena ada yang keluar perusahaan.

4.      Menghitung Tingkat Absensi

Dari sekian banyak alasan tenaga kerja tidak masuk kerja dapat dibedakan menjadi dua, yaitu absen karena suatu keadaan yang tidak dapat dihindarkan dan absen karena merosotnya disiplin dan moril kerja SDM. Tinggi rendahnya absensi berpengaruh terhadap pencapaian target produksi peruahaan. Untuk mengatasi kekurangan SDM sebagai akibat tingginya tingkat absensi, pimpinan perusahaan dapat mencari pemecahannya dengan mengadakan kerja lembur atau menarik SDM yang baru yang dipekerjakan untuk sementara

5.      Tingkat Perputaran Sumber Daya Manusia (Labour Turn Over)

Perputaran SDM adalah suatu istilah untuk mengukur berapa banyak orang yang masuk menjadi karyawan dan berapa yang pergi meninggalkan perusahaan karena suatu dan lain sebab. Suatu perusahaan sangatlah perlu untuk mengukur tingkat perputaran SDM, karena hal ini dapat digunakan untuk program penarikan SDM. Apabila tenaga kerja banyak yang keluar dari perusahaan akan mengakibatkan berbagai masalah. Permasalahan yang diakibatkan oleh keluarnya tenaga kerja, maka perlu diteliti faktor penyebab, mengapa tenaga kerja meninggalkan perusahaan dan mencari pekerjaan diperusahaan lain. Adapun faktor penyebab turn over tenaga kerja dalam perusahaan adalah adanya ketidakpuasan. Meskipun benar bahwa terjadinya turn over tenaga kerja karena faktor ketidakpuasan dan dalam perusahaan selalu ada tenaga kerja yang susah diurus, tetapi tidak jarang bahwa persepsi tenaga kerja itu mengandung kebenaran. Yang menjadi tantangan disini bukanlah dalam arti mencari penggantinya melainkan menghilangkan sumber ketidakpuasannya tersebut.

Sumber : Mudiartha Utama, Mujiati, Ardana. 2001. Buku Ajar Manajemen Sumber Daya Manusia, UPT Penerbit Universitas Udayana.